Veri Saklama ve İmha Politikası

EKEN GROUP INTERNATIONAL LOJİSTİK LTD. ŞTİ. olarak, kişisel verilerin korunması, güvenli şekilde saklanması ve ilgili mevzuata uygun şekilde imha edilmesi konularına büyük önem vermekteyiz.

Bu Veri Saklama ve İmha Politikası; şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin hangi sürelerle saklandığını, hangi yöntemlerle korunduğunu ve saklama süresi sona eren verilerin nasıl silindiğini, yok edildiğini veya anonim hale getirildiğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Şirketimiz, tüm veri işleme süreçlerini 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde yürütmektedir.

1. Politikanın Amacı

Bu politikanın temel amacı:

• Kişisel verilerin güvenli şekilde saklanmasını sağlamak
• Veri işleme süreçlerini yasal mevzuata uygun yürütmek
• Saklama sürelerini belirlemek
• Süresi sona eren verilerin güvenli şekilde imha edilmesini sağlamak
• Veri güvenliği süreçlerini standart hale getirmek
• Operasyonel veri yönetimini sürdürülebilir hale getirmek

Şirketimiz, kişisel verilerin korunması konusunda gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

2. Kapsam

Bu politika kapsamında; çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları, ziyaretçiler ve dijital platform kullanıcılarına ait kişisel veriler yer almaktadır.

Politika aşağıdaki veri kayıt ortamlarını kapsamaktadır:

• Fiziksel arşivler
• Dijital veri tabanları
• Operasyon sistemleri
• Web sitesi altyapıları
• E-posta sistemleri
• Sunucu ve yedekleme sistemleri
• Mobil ve bulut sistemleri

3. Veri Saklama Süreleri

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta belirtilen süreler boyunca veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanmaktadır.

Saklama süreleri belirlenirken:

• Yasal yükümlülükler
• Sözleşmesel süreçler
• Operasyonel gereklilikler
• Ticari faaliyet süreçleri
• Muhasebe ve finans süreçleri
• Gümrük ve lojistik operasyonları
• Dijital güvenlik gereklilikleri

gibi kriterler dikkate alınmaktadır.

Saklama süresi sona eren veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde imha edilmektedir.

4. Veri Saklama Ortamları

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler güvenli fiziksel ve dijital ortamlarda saklanmaktadır.

Bu kapsamda:

• Güvenli sunucu altyapıları kullanılmaktadır
• Yetkilendirilmiş erişim sistemleri uygulanmaktadır
• Dijital güvenlik duvarları kullanılmaktadır
• Yedekleme sistemleri düzenli şekilde çalıştırılmaktadır
• Fiziksel arşiv güvenliği sağlanmaktadır
• Sistem erişimleri kontrol altında tutulmaktadır

Kişisel verilerin güvenliği için gerekli tüm operasyonel tedbirler uygulanmaktadır.

5. Veri Güvenliği Önlemleri

EKEN GROUP INTERNATIONAL LOJİSTİK LTD. ŞTİ., kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari önlemleri almaktadır.

Bu kapsamda:

• Erişim yetkilendirme sistemleri uygulanmaktadır
• Dijital güvenlik altyapıları kullanılmaktadır
• Sistem güncellemeleri düzenli yapılmaktadır
• Veri erişimleri kayıt altına alınmaktadır
• Yetkisiz erişimlere karşı koruma sağlanmaktadır
• Operasyonel güvenlik prosedürleri uygulanmaktadır
• Veri güvenliği süreçleri düzenli olarak denetlenmektedir
• Yedekleme ve veri kurtarma sistemleri kullanılmaktadır

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına gerekli tüm operasyonel hassasiyeti göstermektedir.

6. Veri İmha Yöntemleri

Saklama süresi sona eren veya işlenme amacı ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde imha edilmektedir.

Veri imha süreçlerinde aşağıdaki yöntemler uygulanabilmektedir:

• Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin fiziksel veya dijital ortamda tamamen ortadan kaldırılması işlemidir.

• Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

İmha süreçleri düzenli olarak kontrol edilmekte ve kayıt altına alınmaktadır.

7. Periyodik İmha Süreci

Şirketimiz, kişisel veri saklama ve imha süreçlerini düzenli periyotlarla kontrol etmektedir.

Bu kapsamda:

• Saklama süresi sona eren veriler tespit edilir
• Veri işleme amaçları analiz edilir
• İmha süreçleri planlanır
• İlgili veri kayıtları güvenli şekilde imha edilir
• İşlem kayıtları düzenli şekilde tutulur

Periyodik imha süreçleri ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde yürütülmektedir.

8. Yasal Yükümlülükler

Bu politika; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), ilgili yönetmelikler ve veri güvenliği düzenlemeleri kapsamında hazırlanmıştır.

Şirketimiz, kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükteki tüm yasal yükümlülüklere uygun hareket etmektedir.

9. Sorumluluk ve Denetim

Kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden şirket yönetimi ve yetkilendirilmiş operasyon birimleri sorumludur.

Bu süreçler düzenli olarak denetlenmekte ve gerekli güvenlik kontrolleri gerçekleştirilmektedir.

10. İletişim

Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında her türlü soru, görüş ve talepleriniz için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

EKEN GROUP INTERNATIONAL LOJİSTİK LTD. ŞTİ.

• E-Posta: info@ekengroup.com
• Web: www.ekengroup.com
• Mersin / Türkiye

11. Sonuç

EKEN GROUP INTERNATIONAL LOJİSTİK LTD. ŞTİ. olarak kişisel verilerin güvenliği, gizliliği ve mevzuata uygun şekilde saklanması konusunda yüksek hassasiyet göstermekteyiz.

Tüm veri saklama ve imha süreçlerimiz; güvenlik, şeffaflık, sürdürülebilirlik ve yasal uyumluluk ilkeleri doğrultusunda yürütülmektedir.